In ons vorige artikel hebben we gesproken over Prestatie-indicatoren (KPI’s) in het algemeen. In dit artikel richten we ons specifiek op KPI’s waar startende bedrijven en kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s) op kunnen focussen. Voor hen zijn “Strategische en Educatieve Kwalitatieve Indicatoren” vaak waardevoller dan kwantitatieve indicatoren.
Het is belangrijk om eerst te focussen op “het juiste doen” en op het “bewust maken” van managers en medewerkers voordat er wordt gemeten. Enkele nuttige stappen kunnen zijn:
- Basisopleidingen over intellectueel eigendom voor belanghebbenden en nieuwkomers.
- Trainingen over contracten, geheimhoudingsovereenkomsten en bedrijfsgeheimen.
- Implementatie van controlepunten voor intellectueel eigendom in het innovatieproces.
- Ontwikkeling van een IP-strategie met een efficiënte structuur die kosten beheerst maar er tevens voor zorgt dat het nodige wordt gedaan.
Het is essentieel om tijdens bedrijfstrainingen te focussen op de zakelijke aspecten en wat direct relevant is voor de doelgroep. Bijvoorbeeld:
- Voor onderhoud: Welke (delen van) technische tekeningen moeten worden getoond aan installateurs bij het installeren van nieuwe leidingen?
- Voor ingenieurs: Waar moet op worden gelet bij het delen (of niet delen) van informatie bij de bouw van een nieuwe fabriek?
- Voor het salesteam: Waarom is het afsluiten van geheimhoudingsovereenkomsten belangrijk voor het beschermen en veilig stellen van de waarde van het bedrijf?
Het betrekken van onderzoekers en betrokken managers bij het ontwikkelen van de strategie is belangrijk om ervoor te zorgen dat deze praktisch en haalbaar is. Het is ook belangrijk om het innovatieproces eenvoudig te houden, zodat het een natuurlijk onderdeel wordt van de bedrijfscultuur.
Zelfs bij een kleine portefeuille is het belangrijk om de kosten te overwegen en na te denken over structuren die besluitvorming vergemakkelijken. Enkele tips hiervoor zijn:
- Beslissingen worden het beste genomen in een team waarbij de IP-kosten en de zakelijke belangen vlotjes naast elkaar worden gelegd.
- Zorg ervoor dat iedereen begrijpt waar het over gaat en wat er op het spel staat.
- Investeer geleidelijk in sjablonen (standaard e-mails en berichten) om snel te kunnen beslissen op basis van de gegeven informatie.
- Vraag om advies van collega’s van bevriende bedrijven om tijd te besparen en kosten te verlagen (hoeveel tijd en geld kost me dit in de praktijk).
Als u geen eigen IP-afdeling heeft, kan u in eerste instantie werken met documenten die zijn verstrekt door uw IP-kantoor. Denk echter na over hoe u intern alles eenvoudig kunt documenteren, opslaan en gebruiken.
De Octrooicel van essenscia biedt een zelfbeoordelingstool voor IP (“IP self assessment tool”) die nuttige tips kan opleveren met betrekking tot interne processen en structuren, aangepast aan het type bedrijf. Kijkt u hiervoor naar het deel “IP portfolio and handling of IP” onder “Vragen”. Loop hier even door en check af.
Waar u kunt beginnen als u nog moet starten:
- Maak een lijst van contractgerelateerde zaken en personeelskwesties.
- Noteer zaken met betrekking tot vertrouwelijkheid en omgaan met gevoelige informatie.
- Breng interne organisatorische aspecten in kaart.
- Stel een lijst op van nodige basisopleidingen en bewustwordingsinitiatieven.
- Denk na over strategische overwegingen.
- Nodig iemand uit die u kan helpen met de basisbeginselen.
- Ontwikkel een ruw stappenplan voor de komende 5 jaar.
- Bouw vanaf de start reflectiemomenten in voor het beheer van uw IE portefeuille.
Voor gratis hulp bij het definiëren van gepaste stappen, en de opstart van processen en structuren, kan u contact opnemen met de Octrooicel (octrooi-brevet@essenscia.be). Andere gratis tools zijn de volgende:
- Prediagnostische dienst: Een afspraak met een IE-expert om te onderzoeken welke IE-rechten uw bedrijf heeft en hoe deze te beschermen
- Ideescan: Een anonieme online vragenlijst die eenvoudig toegankelijke informatie biedt over de beste manier om een ”idee” te beschermen.
- ThatsIP: Een online leerplatform met korte en begrijpelijke video’s over specifieke IE onderwerpen
- Create-Protect-Benefit: Antwoorden op zakelijke vragen over IE aan de hand van korte video’s.
